Procedura autentificării înscrisurilor: de la A la Z

Articolul reprezintă opera exclusivă a autorului. Opiniile exprimate nu angajează sub nicio formă Ingenio.

Izabela Marin Izabela este notar stagiar, fiind absolventă a Facultății de Drept, Universitatea din București. Având o fire meticuloasă și orientată către detalii, și totodată pasionată de domeniul juridic, Izabela urmărește ca prin articolele publicate să comunice în mod eficient și structurat informații complexe din sfera activității unui notar public.

🟢 Introducere

Esențializând definiția actului autentic, putem spune că acesta este acel înscris al cărui conținut este „indiscutabil, ca opus al înscrisului fals”.

Pornind de la definiția dată înscrisului autentic de art. 269 alin 1 din Codul de procedură civilă, înscrisul autentic poate fi definit ca acel act, instrumentat de o persoană învestită de stat cu autoritate publică, în forma și condițiile stabilite de lege. Prin urmare, putem deduce că, din punct de vedere structural, actul autentic este cel care satisface două elemente-condiții:

• abilitarea instrumentală: implică investirea unei persoane cu „autoritate publică” de a autentifica, în forma și condițiile stabilite de lege. Persoana abilitată poate fi notarul public sau un funcționar public cu atribuții în această privință, spre exemplu ofițerii de stare civilă și a căror competență le este atribuită prin lege.
  

• formalismul legal: actul trebuie să respecte „forma și condițiile” stabilite de lege, adică procedura impusă de legiuitor pentru a da actului putere de act autentic, astfel cum prevede teza a II-a a art. 269 din Codul de procedură civilă. Procedura implică stabilirea identității părților, exprimarea consimțământului acestora cu privire la conținut, semnătura acestora și data înscrisului.

Forța probantă a înscrisului autentic este și ea relevantă pentru importanța pe care o are acest mijloc de probă în ierarhia procesuală a probelor, întrucât se bucură de o forță probantă superioară.

Puterea sa este determinată de art. 270 din Codul de procedură civilă, conform căruia „înscrisul autentic face deplină dovadă, față de orice persoană, până la declararea sa ca fals, cu privire la constatările făcute personal de către cel care a autentificat înscrisul, în condițiile legii”, dispoziție pe care o regăsim în mod identic și în cadrul Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, republicată, cu modificările ulterioare.

🟢 Înscrisul autentic notarial

O definiție a înscrisului autentic notarial o regăsim în art. 90 din lege, iar la alineatul 2 al aceluiași articol regăsim elementele structurale ale acestuia. Corespondența dintre acest text și art. 269 din Codul de procedură civilă este integrală.

Pentru ca un înscris notarial să poată fi considerat autentic trebuie ca, pe lângă instrumentarea actului de către notar cu respectarea condițiilor de competență materială și teritorială, să fie respectată condiția ca procedura parcursă să fie cea a autentificării, adică să satisfacă cele 4 elemente indicate în art. 90 din lege:

a. stabilirea identității părților: notarul public are obligația de a stabili identitatea părților, în condițiile prevăzute de art. 90 din lege - ca regulă, prin mențiunea în încheiere că ele sunt cunoscute personal de acesta, iar în celelalte cazuri prin acte de identitate prevăzute lege, pașapoarte sau atestarea avocatului care asistă partea, identificarea acestuia făcându-se prin act de identitate sau pașaport. Proba îndeplinirii acestei condiții este consemnarea în încheierea de autentificare a elementelor obligatorii de identificare a persoanelor prevazute în art. 85 alin 3 din lege;

b. consimțământul părților: procedura implică verificarea de către notar a existenței consimțământului la încheierea actului. Pentru aceasta, notarul public va întreba părțile actului dacă au înțeles conținutul acestuia și dacă cele cuprinse în act reprezintă voința lor. Îndeplinirea formalităților este probată prin mențiunea specifică din încheierea de autentificare;

c. semnătura părților: exteriorizarea consimțământului se materializează prin semnătură cf. art. 92 alin. 1 din lege. Înscrisul original al actului autentic notarial trebuie să fie semnat de părți pentru a confirma astfel consimțâmântul la încheierea actului. În cazurile în care nu se poate lua consimțământul prin semnătură, din diverse motive, aceasta poate fi înlocuită prin proceduri echivalente care vor asigura același rezultat - probarea consimțământului efectiv la încheierea actului;

d. data înscrisului: proba datei constă în consemnarea obligatorie a sa în încheierea de autentificare.

Nota bene: Procedura autentificării înscrisurilor este prevăzută și în competența misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare, cu anumite excepții: acestea nu pot autentifica acte juridice între vii cu efect translativ sau constitutiv de proprietate (spre exemplu, contract de vânzare, contract de rentă viageră, contract de donație etc.) și a actelor privind alegerea, modificarea și lichidarea regimului matrimonial (spre exemplu, o convenție matrimonială privind alegerea de către părți a regimului separației de bunuri).

Potrivit art. 79 alin. 1 din lege, actele juridice pentru care legea prevede forma autentică ad validitatem vor redactate numai de notarii publici. Exemple de astfel de acte le regăsim în Codul Civil:

• convențiile care strămută sau constituie drepturi reale ce urmează a fi înscrise în cartea funciară - art. 1244 C.civ.;

• lichidarea regimului matrimonial prin bună învoială - art. 320 C.civ.;

• contractul de donație - art. 1011 C.civ.;

• promisiunea de donație - art. 1014 C.civ.;

• contractul de întreținere - art. 2255 C.civ.;

• contractul de ipotecă imobiliară - art. 2378 C.civ.;

• declarația de renunțare la moștenire - art. 1120 C.civ.;

• vânzarea moștenirii - art. 1747 C.civ.

🟢 Încheierea de autentificare

Actul autentic notarial se întocmește într-un singur exemplar original, urmând ca părților să li se elibereze duplicate de pe actul original. În consecință, vom avea o încheiere de autentificare originală și o încheiere de duplicat, care va cuprinde în mod obligatoriu formula specială de duplicat.

Încheierea care constată autentificarea unui înscris va cuprinde, sub sancțiunea anulării, următoarele mențiuni:

a. sediul biroului notarial - se regăsește în antet și nu se reduce la indicarea adresei unde se găsește acesta, ci cuprinde mai multe informații, printre care și următoarele mențiuni: „România”, „Uniunea Națională a Notarilor Publici”, „Biroul notarial......” sau „Societatea profesională notarială......”, „Licența de funcționare nr. ........”, precum și alte elemente, cum ar fi: datele de contact actualizate ale biroului sau ale societății (numărul de telefon, numărul de fax, adresa de mail). Mențiunea privind sediul biroului prezintă relevanță în materie de competență teritorială a notarului public;

b. denumirea încheierii și numărul acesteia - fiecare încheiere notarială are o denumire corespunzătoare încheierii notariale. Există astfel încheiere de autentificare, încheiere de legalizare de copie, încheiere de certificare, încheiere de certificare, încheiere de legalizare a semnăturii traducătorului etc. Fiecărei încheieri notariale îi corespunde un număr dintr-un registru ținut la nivelul biroului notarial. Astfel, încheierea de autentificare are un număr de autentificare din registrul general, încheierea de legalizare copie are un număr din registrul general, iar încheierea de admitere a cererii de divorț prin acordul soților are un număr din registrul de divorțuri;

c. data îndeplinirii actului notarial - ca regulă, formatul este an - lună - zi. Există însă și câteva excepții, unde se prevede obligativitatea ca în încheiere să se menționeze și ora autentificării înscrisului, spre exemplu, la art 229 alin. 1 din Regulament se prevede obligația ca, la momentul autentificării unui testament, a unui codicil sau a actului de revocare a acestora, să menționăm ora și minutul la care am autentificat actul; art. 302 alin. 2 din Regulament, la certificarea faptului că o persoană se află în viață, încheierea trebuie să cuprindă data identificării în format an, lună, zi și ora constatării. Un alt exemplu ar fi reprezentat de situația în care notarul public ia consimțământul părților care figurează în act separat, obligatoriu în aceeași zi, caz în care se vor menționa ora și locul luării consimțământului fiecărei părți.

d. numele și prenumele notarului public - se trec împreună cu menționarea calității de notar public pentru a putea fi identificat notarul public care a îndeplinit respectivul act notarial;

e. locul unde s-a îndeplinit actul notarial, în cazul îndeplinirii în afara sediului biroului notarial, precizându-se împrejurarea care justifică întocmirea înscrisului în acel loc - trebuie să se menționeze adresa exactă în cazul în care notarul public se deplasează în afara biroului. Această mențiune privind locul îndeplinirii actului notarial oferă posibilitatea verificării îndeplinirii actului cu respectarea normelor privind competența teritorială. De asemenea, potrivit art. 216 alin. 4 din Regulament, se va face mențiune în încheiere și atunci când actul este îndeplinit la sediul secundar al notarului public. Mențiuni suplimentare se vor regăsi pe încheiere și în situația în care, la instrumentarea actului în afara biroului notarial, notarul este însoțit de un secretar delegat, caz în care încheierea va cuprinde atât datele de identificare ale secretarului, precum și semnătura acestuia.

f. numele sau denumirea părților, domiciliul sau sediul acestora și mențiunea faptului prezentării lor în persoană, reprezentate sau asistate, precum și modul în care li s-a constatat identitatea, cu excepția încheierilor prin care se dă dată certă înscrisurilor sau se legalizează copii de pe înscrisuri - în încheiere trebuie menționate toate elementele de identificare a persoanei, așa cum sunt prevăzute în art. 85 alin 3 din Lege. Notarului public nu îi încumbă obligația de a stabili identitatea părților în cadrul procedurii de dată certă sau de legalizare de copii, motiv pentru care nu trebuie să efectueze în încheiere mențiunea privitoare la identitatea părților în încheierea de dată certă sau în încheierea de legalizare de copie. Notarul public trebuie să menționeze dacă părțile s-au prezentat în persoană sau dacă au fost reprezentate sau asistate. În ultimele două situații trebuie menționate în încheiere atât elementele obligatorii de identificare ale reprezentantului sau ale celui care asistă, după caz, cât și cele ale reprezentatului sau ale asistatului, după caz. De asemenea, trebuie menționat și înscrisul din care rezultă raportul juridic de reprezentare sau de asistare. Spre exemplu, în situația în care, la autentificarea unui contract de vânzare cumpărătorul este reprezentat printr-un mandatar cu procură autentică, în cuprinsul încheierii vom preciza datele de identificare ale mandatarului, datele de identificare ale mandantului, precum și numărul de autentificare a procurii prezentate, data autentificării acesteia și numele notarului public care a autentificat-o.

g. arătarea îndeplinirii condițiilor de fond și de formă ale actului notarial întocmit în raport cu natura acelui act - aceste mențiuni speciale „în raport cu natura” actului reprezintă acele mențiuni prevăzute de lege pentru fiecare procedură notarială în parte. Acestea sunt cele care determină efectele juridice pe care actul notarial urmează să le producă și constituie, drept urmare, temeiul diferenței între actele notariale îndeplinite prin proceduri notariale diferite;

h. constatarea îndeplinirii actului notarial și a citirii acestuia de către părți - prin mențiunea constatării îndeplinirii actului se indică operațiunea notarială efectuată;

i. mențiunea perceperii tarifelor, a impozitelor, a onorariului, precum și cuantumul acestora - doar mențiunea privind perceperea onorariului și a cuantumului acestuia este caracteristică oricărei încheieri notariale, iar nu și mențiunea perceperii tarifelor, a impozitelor și a cuantumului acestora. În categoria tarifelor care trebuie menționate în încheierea notarială, se înscriu, potrivit legislației în vigoare, tarifele pentru serviciile de publicitate imobiliară furnizate de Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, precum și tarifele pentru înscrierile și verificările efectuate în registrele naționale notariale administrate de Centrul Național de Administrare a Registrelor Naționale Notariale, tarife care trebuie încasate de notarul public ori de câte ori instrumentează un act care necesită îndeplinirea unei astfel de operațiuni;

j. semnătura notarului public - notarul public trebuie să semneze la finalul oricărei încheieri de îndeplinire a unui act notarial sub ultima frază cuprinsă în înscris. Alături de semnătură, trebuie menționate și numele, prenumele și calitatea de notar public;

k. sigiliul notarului public - sigiliul notarului public cuprinde, potrivit art. 66 alin. 1 teza I din Regulament: „denumirea țării, stema României, numele, prenumele și calitatea de notar public, precum și localitatea unde se află sediul” biroului notarial sau al societății notariale.” Sigiliul notarului public se aplică lângă semnătura notarului public și „transformă” înscrisul într-un act de autoritate publică, care are forța probantă prevăzută de lege.

🟢Concluzie

În concluzie, procedura autentificării înscrisurilor notariale reprezintă una dintre cele mai importante atribuții date în competența notarului public, actul autentic îndeplinit de acesta fiind de autoritate publică și având forța probantă și, după caz, forța executorie prevăzută de lege, îndeplinind toate funcțiile formei ( probatorie, de informare, de consiliere, de control), niciuna dintre celelalte modalități ale formei actului juridic nesatisfăcând toate aceste funcții.

Un articol semnat de către Izabela Marin, notar stagiar.